# DATENSCHUTZ FÜR IHRE DATENBANK

DATENSCHUTZ FÜR IHRE DATENBANK

Unsere Lösungen um Ihre Datenbank sicherer zu machen

Die Sicherheit und der verantwortungsvolle Umgang mit persönlichen Daten erfordert umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen im Unternehmen. Gerade in der Verlagsbranche kommen Sie und Ihre Mitarbeiter mit einer Vielzahl an diesen Daten in Berührung – von Ihren Kunden und Newsletter-Abonnenten bis hin zu Geschäftspartnern und den eigenen Mitarbeitern.

Ab dem 25. Mai 2018 muss die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Deutschland angewandt werden. Verstöße gegen diese Regelungen können mit empfindlichen Strafen geahndet werden. Die Ordnungsgelder können bis zu 20 Millionen Euro betragen.

Persönliche Daten verraten viel über einen Menschen. Vielleicht viel mehr als die Öffentlichkeit oder unbekannte Dritte wissen sollten. Daten gelten als das Erdöl des 21. Jahrhunderts, entsprechend steht hinter Daten ein beachtlicher wirtschaftlicher Wert. Zum einen wollen Sie als Unternehmer sich diesen Wert zu Nutze machen, zum anderen sind Sie in der Pflicht diese Daten vor dem unerlaubten Zugriff durch Dritte zu schützen und selbst verantwortlich damit umzugehen.

UNSERE LEISTUNGEN IN SACHEN DATENSCHUTZ

Wir prüfen und optimieren Ihr System.

1. Wir prüfen Ihr bestehendes System

Ist Ihre Datenbank-Anwendungen sicher und entspricht sie den gesetzlichen Vorschriften? Wo liegen noch Potentiale zur Verbesserung? Was müssen Ihre Mitarbeiter beachten?

Auf Grundlage dieser Fragen erstellen wir ein Konzept mit dem das bestehende System verbessert werden kann.

 

2. Einrichtung eines Datenschutz-Managementsystem

Um den gesetzlichen Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, ist es für Unternehmen Pflicht gewisse Dokumente und Verzeichnisse sorgfältig zu dokumentieren. Die von Ihnen verarbeiteten Daten können jederzeit von staatlichen Aufsichtsbehörden und den betroffenen Personen selbst angefordert werden. Eine solche Dokumentation händisch zu führen ist bei den oft tausenden von Datensätzen nahezu unmöglich.

Wir binden in Ihre Datenbank-Anwendung die wichtigsten Datenschutz-Dokumente als Blanko-Formulare ein. In Zusammenarbeit mit einem Datenschutzbeauftragten können damit die nötigen Dokumente erstellt werden. Dank des vernetzten Aufbaus von Datenbank-Anwendungen können Daten automatisch in die gesetzlich geforderten Dokumenten und Verzeichnisse eingefügt werden. Alle Dokumente und Eingabefelder können vollkommen individuell angepasst werden. Somit sind Sie für jeden Einzelfall gerüstet.

DATENSCHUTZ-MANAGEMENTSYSTEM

Daten rechskonform Verwalten

Wenn ein Datensatz in der Adressverwaltung angelegt wird, können parallel dazu Einwilligungen zur Datenverarbeitung erhoben werden. Alle Einwilligungen sind so umfassend in einem Einwilligungsprotokoll hinterlegt. Parallel wird der Zweck einer Datenverarbeitung erfasst und bei Wegfall oder Erreichung des Zwecks können die Daten rechtskonform gelöscht werden.

DATENSCHUTZ-REPORTS UND VERZEICHNISSE

Folgende Datenschutz Reports und Verzeichnisse liegen bereits standardmäßig vor:

Verfahrensverzeichnis
Hier werden alle Datenverarbeitungstätigkeiten nach den rechtlichen Vorgaben erfasst. Dieser Schritt soll darlegen in welchem Zusammenhang personenbezogene Daten verarbeitet werden. In die Erfassung gehören die verantwortlichen Personen, die Kategorien von Verarbeitungen, der Zweck der jeweiligen Verarbeitung sowie die Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland und die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz von Daten.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten des Auftragsverarbeiters
Unternehmen, die für andere als auftragsverarbeitende Dienstleister tätig sind, müssen ein erweitertes Verfahrensverzeichnis führen. Hier werden zum Beispiel auch die verantwortlichen Personen auf Kundenseite mit erfasst. Demntsprechend kann ein solches Verzeichnis sehr umfangreich werden. Durch die Verknüpfung in das Adressmodul in unserer Software minimiert sich der Aufwand zur Pflege dieses Verzeichnisses.
Datenschutz-Folgenabschätzung
Mit diesem Dokument führen Sie die Prüfung und Risikoabschätzung von Datenverarbeitungsvorgängen durch, welche immer dann durchzuführen ist, wenn besonders sensible Daten betroffen sind. Eine solche Prüfung kann juristisch durchaus komplex ausfallen. Dank der Datenschutz-Folgenabschätzung in unserer Software werden Sie auf alle relevanten Punkte hingewiesen.
Rechte- und Rollenkonzept
Im Rechte- und Rollenkonzept wird definiert in welchem Rahmen Ihre Mitarbeiter und externe Partner wie beispielsweise Druckereien auf Ihre Daten zugreifen dürfen. Problematisch in der Praxis ist hier oft, dass sowohl Verantwortliche, gewisse Aufgabenverteilungen oder auch technische Systeme schnell wechseln können. Mit dem Rechte- und Rollenkonzept in unserer Software haben Sie die unterschiedlichen Berechtigungen immer im Blick und können Änderungen schnell durchführen.
Löschfristenverzeichnis
Im Löschfristenverzeichnis wird definiert wann Daten in Ihrem Unternehmen gelöscht werden müssen. Die Löschung kann in unserer Software automatisiert werden, so dass Fristen nicht überschritten werden.
Löschungsprotokoll
Mit dem Löschungsprotokoll wird die Löschung von Daten überwacht. Somit können Sie die Datenlöschung nicht nur überwachen, sondern im Falle einer Datenschutzprüfung auch das Einhalten Ihrer Pflichten rückblickend nachweisen.
Einwilligungsprotokoll
Bei gewissen Datenverarbeitungsvorgängen kann die  Einwilligung der betroffenen Person nötig sein. Innerhalb des Einwilligungsprotokolls werden ebendiese Zustimmungen dokumentiert. Das Einwilligungsprotokoll schafft folglich die nötige Rechtssicherheit und dient bei Datenschutzprüfungen als Nachweis darüber, dass entsprechende Einwilligungen zeitgerecht eingeholt wurden.
Vertragsmanagement
In diesem Dokument werden alle datenschutzrelevanten Verträge mit Kunden, Freelancern und externen Partnern organisiert. Damit kontrollieren Sie immer alle Vertragsbeziehungen und auch die Verflechtungen von externen Partnern zu Ihrer Datenverarbeitung werden sichtbar. Auf Grundlage dieser Informationen können auch komplexe Datenverarbeitungsvorgänge rechtssicher geregelt werden.
Das Vorhalten gewisser Verzeichnisse ist eine Pflicht aus der DSGVO. Verzeichnisse und Konzepte werden von den verantwortlichen Mitarbeitern in Zusammenarbeit mit Ihrem Datenschutzbeauftragten angelegt. Diese dienen als Grundlage für die folgenden Datenverarbeitungstätigkeiten in Ihrem Unternehmen. Schon hier spart die vernetzte Struktur unserer Software Ihnen einigen Aufwand, weil Felder automatisiert ausgefüllt werden können.
Das System registriert Veränderungen im Datenstamm und gibt diese in den Protokollen wieder.

Weitere Dokumente können schnell und ohne Programmierkenntnisse von Ihren Mitarbeitern integriert werden.

Vereinbaren Sie mit uns einen Termin für eine kostenlose Beratung:

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Datenbanken im E-Commerce

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